Einführung in die Mitarbeiterbefragung
Unternehmen müssen alle Möglichkeiten zur Steigerung ihrer Leistungsfähigkeit nutzen, um im zunehmend härteren Wettbewerb bestehen zu können. Das Engagement oder das Commitment der Mitarbeiter ist dabei einer der Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Firmen. Die Spitzenunternehmen können sich auf besonders motivierte und inspirierte Mitarbeiter stützen. Erfolgreiche Unternehmen schaffen daher ganz gezielt Rahmenbedingungen für eine optimale Leistungsentfaltung. Zur Identifizierung von sinnvollen Optimierungsmaßnahmen hat sich der regelmäßige Einsatz einer Mitarbeiterbefragung etabliert.
in der betrieblichen Praxis sind Mitarbeiterbefragungen weit verbreitet. Nach Umfragen sollen 60 bis 80 % aller Unternehmen derartige Verfahren turnusmäßig anwenden. Auch Behörden und andere Einrichtungen nutzen vermehrt diese Möglichkeit. Mit einer Mitarbeiterbefragung werden in aller Regel anonym alle Mitarbeiter eines Unternehmens oder per Zufallsprinzip ausgewählte Untermengen zu beschäftigungsrelevanten Themen befragt. Dabei kann die Untersuchungseinheit ein ganzes Unternehmen oder eine beliebige Untereinheit, z.B. ein Werk oder eine Abteilung sein.
In der praktischen Durchführung hat die IT-gestützte Mitarbeiterbefragung die frühere Methode per Papier und Bleistift weitgehend verdrängt. Insbesondere durch internetbasierte Tools lassen sich die Kosten und die Bearbeitungsdauer deutlich senken.
Nachhaltigen Erfolg kann eine Mitarbeiterbefragung nur dann bringen, wenn sie professionell durchgeführt wird und sich alle Beteiligten vertrauensvoll und konstruktiv einbringen.
Elemente einer Mitarbeiterbefragung
Die einzelnen Elemente einer Mitarbeiterbefragung sind nicht starr festgelegt, umfassen aber in der Regel folgende Punkte:
Die Fragen müssen sorgfältig und professionell formuliert werden. Es ist jede Art von subjektiver Beeinflussung tunlichst zu vermeiden.
Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Aus Gründen der Anonymität und fachgerechten Abwicklung ist die Einbeziehung eines Experten bzw. eine externe Durchführung ratsam. Die Beurteilungen müssen unbedingt anonym und freiwillig gegeben werden. Unter keinen Umständen darf ein Rückschluss auf die Beurteiler möglich sein.
Nach einer Information über Inhalt und Ziel der Befragung werden die Mitarbeiter um eine Beurteilung gebeten. In der Regel erfolgt dies über eine spezielle Software. Nach etwa zwei Wochen sollte die Befragungsphase abgeschlossen sein. Die Analyse und Auswertung muss selbstverständlich ebenfalls von neutralen und fachkundigen Personen erledigt werden. Sie sollte sehr zeitnah erfolgen.
Ein Anbieter für die kostengünstige Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist Hallo-Chef.de.
Auswertung einer Mitarbeiterbefragung
Der Datenerhebung schließt sich die Auswertung an. Durch geeignete statistische Methoden werden relevante und interessante Erkenntnisse gewonnen. Wichtig ist ein sinnvoller Mittelweg zwischen einer verwirrenden Datenflut und eher zu knappen und schlichten Aussagen. Im Vergleich mit anderen Firmenbeurteilungen zeigen sich eventuell bemerkenswerte Auffälligkeiten oder Besonderheiten. Es sollte nicht die "Note" im Vordergrund stehen. Vielmehr ist ein Blick auf das Profil aufschlussreich, wo gibt es Stärke, wo Defizite. Besonderes Augenmerk sollte stets auf Bemerkungen bzw. Kommentare gelegt werden. Dort werden häufig wichtige Hinweise für Optimierungsmöglichkeiten gegeben.
Nach einer sorgfältigen Analyse und Reflektion der Befragung beginnt die eigentliche Arbeit. Nur wenn der Initiator der Mitarbeiterbefragung die erhaltenen Hinweise ernst nimmt und an Verbesserungsmöglichkeiten arbeitet, hat sich der nicht unerhebliche Aufwand gelohnt. Allzu häufig verschwinden Befragungen für lange Zeit oder gar für immer in der Schublade der Vorgesetzten. Dies kann das Vertrauen des Managements beschädigen und letztlich mehr Schaden als Nutzen anrichten.
Die Beurteiler sollten daher relativ bald in geeigneter Form eine Rückmeldung erhalten: was waren die Resultate, welche Erkenntnisse wurden daraus gezogen, welche Ziele und Maßnahmen wurden abgeleitet.
10 Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung
1. Commitment des Managements
2. Vertrauen der Belegschaft bzw. Mitarbeiter
3. Sorgfältig formulierte Fragen
4. Strikte Anonymität
5. Freiwilligkeit
6. Rechtzeitige und klare Kommunikation
7. Einbindung von Gremien wie Betriebsrat, Personalrat
8. Professionelle Durchführung
9. Offenheit und ehrliche Rückmeldung
10. Wille zur Verbesserung